← Terug naar ZendIQ
Privacybeleid
Versie 2026-09. Laatst bijgewerkt: 11 september 2026.
1. Wie zijn wij en welke rol hebben wij
ZendIQ is een dienst van ZendIQ, gevestigd aan IJburglaan 630, 1087 CE Amsterdam (KVK 84630523), bereikbaar via info@zendiq.nl. Wij verzorgen de administratie van taxichauffeurs en wagenparkbeheerders via WhatsApp en een dashboard.
Voor chauffeurs met een eigen account zijn wij verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen hoe en waarom je gegevens worden verwerkt. Voor de gegevens van chauffeurs die rijden voor een wagenparkbeheerder met een Fleet-account zijn wij verwerker: die wagenparkbeheerder is verantwoordelijke en wij verwerken de gegevens in zijn opdracht, volgens de verwerkersovereenkomst. Rijd je voor een wagenpark en heb je vragen over je gegevens, neem dan eerst contact op met je wagenparkbeheerder; wij helpen hem daarbij. Voor onze eigen taken, zoals facturatie, beveiliging en het Wwft-onderzoek, blijven wij ook bij Fleet zelf verantwoordelijke.
2. Welke gegevens verwerken wij
Wij verwerken alleen wat nodig is voor je administratie en de dienst. Welke gegevens dat zijn, hangt af van wat je gebruikt.
- Account en contact: je WhatsApp-telefoonnummer, naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, KvK-nummer en btw-nummer.
- Bonnetjes en uitgaven: foto's, pdf's, spraakberichten en tekst die je naar ons stuurt, en wat wij daaruit halen: leverancier, datum, bedrag, btw en categorie.
- Omzet en uitbetalingen: screenshots en exports van je Uber- of Bolt-app, SumUp-gegevens en, als je die stuurt, bankafschriften voor het afletteren van uitbetalingen. Bankafschriften kunnen gegevens van derden bevatten; wij gebruiken ze alleen om jouw omzet te controleren.
- Voertuig en boetes: kenteken en voertuiggegevens, en bij gebruik van de boete- of schademodule: verkeersboetes (CJIB), schademeldingen en verzekeraar.
- Btw-aangifte: de aangifteperiodes, cijfers per rubriek, jouw bevestigingen en bij Compleet de machtiging en de indiening.
- Wwft-cliëntenonderzoek (alleen bij Compleet): een foto van je identiteitsbewijs, de controle daarvan, je KvK-inschrijving, bij een rechtspersoon de UBO's, en het risicoprofiel. Wij leggen alleen vast wat de Wwft voorschrijft. Je mag je BSN en pasfoto afschermen; die hebben wij niet nodig.
- Betaling: je abonnement, facturen en de betaalstatus. Je rekeningnummer en betaalgegevens verwerkt onze betaalpartner Mollie; wij zien alleen wat nodig is om de betaling aan je account te koppelen. Voor uitbetalingen binnen een wagenpark kan je IBAN worden vastgelegd.
- Gebruik en beveiliging: wanneer en hoe je de dienst gebruikt, technische logs, IP-adres en apparaatgegevens bij inloggen op het dashboard, en foutmeldingen.
- Website: bezoekersstatistieken via Google Analytics, alleen als je daarvoor toestemming geeft in de cookiebanner.
Verplicht of niet. Zonder WhatsApp-nummer kunnen wij geen account aanmaken; zonder bonnetjes en omzetgegevens geen administratie; zonder afgerond Wwft-onderzoek mogen wij Compleet wettelijk niet leveren. Alle andere gegevens zijn optioneel en lever je alleen aan als je de bijbehorende functie gebruikt.
3. Waarvoor en op welke grondslag
| Doel | Grondslag (AVG art. 6) |
|---|---|
| Bonnetjes herkennen en boeken, omzet bijhouden, btw-overzichten en aangiftes voorbereiden, exports maken, met je communiceren over je account | Uitvoering van de overeenkomst met jou |
| Bij Compleet: je aangifte controleren en namens jou indienen | Uitvoering van de overeenkomst en jouw machtiging |
| Wwft-cliëntenonderzoek, melding van ongebruikelijke transacties, bewaren van het dossier | Wettelijke verplichting (Wwft) |
| Onze eigen facturen en boekhouding bewaren | Wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht) |
| De dienst beveiligen, misbruik en fraude voorkomen, fouten opsporen, de dienst verbeteren op basis van geanonimiseerd gebruik | Gerechtvaardigd belang; wij wegen dat af tegen jouw belangen en gebruiken niet meer dan nodig |
| Bezoekersstatistieken van de website | Toestemming, die je altijd kunt intrekken |
Kunstmatige intelligentie. Het herkennen van bonnetjes, het bepalen van btw-tarief en categorie en de antwoorden in de chat komen van een AI-model (Anthropic) en, voor spraakberichten, een spraak-naar-tekstmodel (OpenAI). Daarvoor sturen wij de inhoud van je bericht naar die partij; zij gebruiken die niet om hun modellen te trainen. AI maakt bij ons nooit een besluit met rechtsgevolg voor jou: elke boeking kun je corrigeren, bij twijfel stelt de bot een vraag, en een aangifte wordt pas ingediend nadat jij de cijfers hebt bevestigd en, bij Compleet, een medewerker ze heeft gecontroleerd. Er is dus geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG.
4. Hoe lang bewaren wij je gegevens
- Je administratie (bonnetjes, boekingen, omzet, aangiftes): zolang je account actief is. Na opzegging kun je nog 30 dagen exporteren; daarna verwijderen wij de gegevens, en binnen 90 dagen ook uit de back-ups. Wil je dat wij je administratie langer bewaren voor je fiscale bewaarplicht van 7 jaar, dan doen wij dat op jouw verzoek.
- Wwft-dossier (identiteitsbewijs, KvK, UBO, risicoprofiel): 5 jaar na het einde van de relatie, zoals artikel 33 Wwft voorschrijft. Een eventuele melding aan FIU-Nederland bewaren wij 5 jaar na de melding.
- Onze facturen en betaalgegevens: 7 jaar, voor onze eigen fiscale bewaarplicht.
- Technische logs en foutmeldingen: maximaal 12 maanden.
- Gegevens van een niet afgeronde aanmelding: 3 maanden, tenzij het Wwft-dossier langer moet blijven.
5. Met wie delen wij je gegevens
Wij verkopen je gegevens niet. Wij delen ze alleen met de partijen hieronder, die wij nodig hebben om de dienst te leveren. Zij verwerken je gegevens uitsluitend in onze opdracht, op basis van een verwerkersovereenkomst.
| Partij | Waarvoor | Waar staan de gegevens |
|---|---|---|
| Supabase | Database en bestandsopslag, waaronder bonfoto's en documenten | Verenigd Koninkrijk (AWS Londen) |
| Twilio | Transport van WhatsApp-berichten, inclusief het tijdelijk doorgeven van foto's en spraakberichten | Verenigde Staten |
| Meta Platforms / WhatsApp | Berichtenkanaal (WhatsApp Business Platform) | Ierland / Verenigde Staten |
| Anthropic | AI-analyse van bonnetjes, documenten en berichten | Verenigde Staten |
| OpenAI | Omzetten van gesproken bonnen naar tekst | Verenigde Staten |
| Render | Hosting van de server waarop ZendIQ draait | Verenigde Staten |
| TransIP | Hosting van de website zendiq.nl en het dashboard | Nederland |
| Mollie | Betalingen van abonnementen | Nederland |
| Sentry | Foutmonitoring, alleen als die is ingeschakeld. Telefoonnummers worden gemaskeerd voordat een melding wordt verstuurd | Verenigde Staten |
| Google Analytics | Bezoekersstatistieken van de website, alleen na jouw toestemming via de cookiebanner | Ierland / Verenigde Staten |
| Meta (Facebook, Instagram) | Meet of onze advertenties bezoekers opleveren, alleen zolang er advertenties draaien en alleen na jouw toestemming via de cookiebanner | Ierland / Verenigde Staten |
Anthropic en OpenAI gebruiken je gegevens niet om AI-modellen te trainen. Anthropic bewaart de aangeboden gegevens maximaal 7 dagen en OpenAI maximaal 30 dagen, uitsluitend om misbruik te herkennen.
Doorgifte buiten de EER. Twilio, Anthropic, OpenAI, Render, Sentry en Google verwerken gegevens in de Verenigde Staten; Meta Platforms en Supabase Inc. gedeeltelijk. Die doorgifte gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework, voor de partijen die daaronder gecertificeerd zijn, en/of de standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie. Bij Render gelden alleen de SCC's. Voor de opslag in het Verenigd Koninkrijk geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. Een kopie van deze waarborgen kun je opvragen via info@zendiq.nl.
Wij delen je gegevens ook als wet- of regelgeving ons daartoe verplicht.
Voor wagenparkbeheerders met een fleet-account geldt daarnaast de verwerkersovereenkomst, omdat wij de gegevens van hun chauffeurs in hun opdracht verwerken.
6. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen: versleutelde verbindingen, versleutelde opslag, versleuteling van gekoppelde platformtokens, toegang per rol met persoonlijke inlog en tweestapsverificatie waar mogelijk, strikte scheiding tussen accounts, logging van toegang, dagelijkse back-ups en een vaste procedure voor incidenten. Een uitgebreidere beschrijving staat in bijlage 3 van de verwerkersovereenkomst.
7. Datalekken
Ontdekken wij een inbreuk waarbij je gegevens betrokken zijn, dan registreren wij die altijd intern. Levert de inbreuk waarschijnlijk een risico voor je op, dan melden wij die binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en bij een hoog risico ook aan jou, via WhatsApp of e-mail. Voor gegevens die wij als verwerker voor een wagenparkbeheerder verwerken, melden wij de inbreuk binnen 48 uur aan die wagenparkbeheerder, die de melding aan de toezichthouder en aan jou verzorgt.
8. Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te corrigeren, te laten verwijderen en de verwerking te laten beperken. Ook kun je bezwaar maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang en heb je recht op overdraagbaarheid van je gegevens; de exports (PDF en CSV) uit de dienst zijn daarvoor bedoeld en vraag je op met export in WhatsApp. Verwijderen kan met verwijder. Toestemming die je hebt gegeven, zoals voor de analytics-cookie, kun je op elk moment intrekken; gebruik daarvoor de knop Cookievoorkeuren onderaan iedere websitepagina en kies Liever niet. Verdere meting stopt en de analytics- en Meta-cookies worden verwijderd. Eerder verzonden gegevens worden hiermee niet ongedaan gemaakt.
Voor andere verzoeken mail je naar info@zendiq.nl. Wij reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat iemand anders je gegevens opvraagt, kunnen wij je vragen het verzoek te bevestigen vanaf het WhatsApp-nummer van je account. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals het Wwft-dossier, kunnen wij niet eerder verwijderen; dat leggen wij dan uit.
Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Wijzigingen en contact
Wijzigen wij deze verklaring wezenlijk, dan laten wij dat vooraf weten via WhatsApp of e-mail. Eerdere versies sturen wij op verzoek toe. Vragen over dit privacybeleid? Mail naar info@zendiq.nl.